Nezvyšujte produktivitu. Prostě udělejte, co musíte

zvýšení-produktivity

Pohodové prázdniny, klidné Vánoce nebo prodloužené víkendy. Takový luxus si my podnikatelé dovolit nemůžeme. Pokud chceme být úspěšní, musíme pracovat téměř pořád. Stačí však být produktivnější a můžeme si prodloužené víkendy užít taky. Díky knize Mít vše hotovo od Davida Allena.

Určitě už jste četli mnoho rad, jak být produktivnější – psát si vše do diáře, začínat těžkými úkoly, dodržovat životosprávu. Ale to, že jsou tyhle věci správné, tak nějak tuší každý.

Řekněme, že se rozhodnete pravidelně jíst a cvičit. Posilovnu však nestíháte tak často, jak byste chtěli, a jídelníček také pokulhává. Myslíte na to čím dál častěji a pocit selhání, že kromě práce nic jiného nestíháte, vás vnitřně ničí. Chce to řád.

A právě tento problém – zahlcení mozku myšlenkami na nesplněné úkoly a cíle – řeší metoda GTD (Getting Things Done) z knížky Mít vše hotovo.

Dejte to na papír

Na kolik úkolů právě teď myslíte? Zítra máte schůzku, na kterou jste se ještě nepřipravili, večer musíte zajít do obchodu, nevíte, jestli stihnete fitko, protože jste ještě neodeslali ty faktury a navíc jste slíbili, že sešroubujete novou skříň do ložnice. Uff… s takovou by produktivně nefungoval ani Superman.

Musíte všechny tyhle myšlenky dostat z hlavy – někam si je zapsat. Nezáleží na tom, jestli to bude kus papíru, aplikace v mobilu nebo flipchart. Vypište si úplně všechny úkoly z osobního i pracovního života.

Pak začněte od největších projektů, jako třeba „zařídit dovolenou“. Rozdělte si je na jednotlivé podúkoly, které můžete splnit jednorázově – najít hotel, rezervovat letenky, zařídit cestovní pojištění. Stejně postupujte i s pracovními úkoly. Vysypte to ze sebe všechno.

Méně než 2 minuty? Vrhněte se na to

Najednou budete mít prázdnou hlavu. Všechny úkoly na vás budou čekat na vašem sběrném místě a kdykoliv nebudete vědět, do čeho se pustit, sáhnete do něj. Věřte mi, je to skvělý pocit.

A pokud víte, že letenky rezervujete za dvě minuty, udělejte to hned.

Pravidlo 2 minut je jedno z mých nejoblíbenějších. Jen si představte kolik času a mozkové kapacity vám zabere jenom to, že si na ty letenky několikrát za den vzpomenete, nebo je dokonce hledáte. A takových věcí je spoustu. Pokud víte, že vám nějaký úkol zabere do dvou minut času, splňte ho hned.

5 kroků k organizaci

Proces sběru úkolů podle metody GTD má 5 fází. Nemusíte samozřejmě metodu přebírat slovo od slova, klidně se jen inspirujte.

  1. Sesbírej. Posbírání všech úkolů, nápadů, požadavků, předsevzetí, plánů do schránky. Tou může být cokoliv od kusu papíru po chytrou stěnu.
  2. Zpracuj. Můžete všechno udělat hned nebo potřebujete více času? Roztřiďte úkoly i podle důležitosti a splnitelnosti. Ty, které nejsou reálné, odložte nebo úplně zahoďte.
  3. Zorganizuj. Zpracované úkoly zařaďte do 5 kategorií:
    • Další kroky – každá činnost, která vede k výsledku – například „objednat novou tiskárnu“.
    • Čekám na – záležitosti, které vyžadují spolupráci druhé strany – například „až přijde platba, odeslat objednávku“.
    • Projekt – větší úkoly, které vyžadují splnění více menších kroků – například „přestěhovat se“.
    • Někdy/možná – odložené položky, které nejsou aktuální – „vymalovat garáž“.
    • Kalendář – činnosti, které musíte splnit ve stanoveném termínu – například „návštěva zubaře ve čtvrtek“.
  4. Zhodnoť. Udržujte seznam aktuální. Pravidelně, třeba jednou za týden, seznam aktualizujte a vyhodnocujte.
  5. Udělej. Postupně plňte své úkoly podle situace, ve které se nacházíte (na dovolené nevyřizujte pracovní e-maily ale spíš zavolejte matce), priority úkolů, energie a času, který máte.

To je teorie GTD ve zkratce. Jestli do ní chcete více proniknout, určitě sáhněte po knize Mít vše hotovo. Ale začít můžete klidně i bez ní. Vezměte do ruky tužku a papír a začněte psát všechno, na co právě myslíte.