Pošta ve virtuálním sídle: Plaťte jen za služby, které potřebujete

Převezmeme za vás doporučenou poštu, naskenujeme každou zásilku a jednou měsíčně vám vše přepošleme. Na takové služby zřizovatelé virtuálních sídel lákají nové klienty. Vypadají užitečně, jenže obvykle nejsou a ve výsledku vás akorát stojí peníze. Vysvětlíme proč.

Pokud máte virtuální sídlo, jsou jen dvě služby, které skutečně potřebujete:

  • Označení firmy štítkem na budově sídla (více v samostatném článku).
  • Přebírání a doručení pošty.

Nic víc.

Přesto uživatelé virtuálních sídel často platí za zbytečné „benefity“ navíc:

Příjem doporučené pošty = vaše riziko

Z vlastní zkušenosti víme, že „obyčejná“ doporučená pošta našim klientům téměř nechodí. Většinou dostávají zásilky od úřadů, zdravotních pojišťoven, soudů, apod, které jsou téměř vždy určené „výhradně do vlastních rukou adresáta“.

Mezi doporučenou zásilkou a zásilkou do vlastních rukou je ale jeden zásadní rozdíl. Doporučenou poštu může převzít každý, zásilku do vlastních rukou jen adresát. Nikdo jiný se k ní nedostane, ani s generální plnou mocí, ani s průkazem zmocněnce. U převzatých doporučených zásilek navíc hrozí tzv. fikce doručení. Někdy s převzetím dopisu začíná běžet lhůta, například pro odvolání proti přestupku. Vy se ale můžete k dopisu dostat až po jejím uplynutí – třeba po návratu z dovolené či pracovní cesty.

Jak to řešíme v Office option?

Myslíme na bezpečí našich klientů a proto doporučenou poštu nikdy nepřebíráme. Všem klientům, kterým takový dopis dorazí, zašleme naskenovanou výzvu k vyzvednutí zásilky na poště. A pokud je klient z jiného města, může si nechat jednoduše zásilku přeposlat na kteroukoliv poštu v ČR — viz Doslání uložené zásilky.

Neutrácejte za zbytečné přeposílání

Udělali jsme si průzkum mezi desítkami našich klientů, jestli chtějí svou poštu pravidelně fyzicky přeposílat. Jejich odpověď byla totožná — ne, naskenovaná stačí. Přestože tuto možnost klienti mají, téměř nikdo ji nevyužívá. A proč platit za něco, co nevyužíváte?

Naskenovanou poštu máte na rozdíl od té klasické vždy při sobě a její dohledání je obvykle snadnější než u papírové varianty. Nemusíte tak navíc skladovat stohy papíru a řešit jejich pečlivé uchování.

Skenování obálek nic neřeší

Skenování je samozřejmost, ale musí se dělat pořádně. Častou praxí na trhu je bohužel situace, kdy klient dostane e-mailem pouze oskenované přední strany obálek. A ty jsou k ničemu, protože si pak pro poštu stejně musíte dojet.

Všechno, nebo nic

V Office option skenujeme veškerý obsah zásilek. Faktury přepošlete účetnímu, rozhodnutí o registraci si schováte. Vše tak máte pohodlně v e-mailu.

V rámci ochrany klientů poštu navíc automaticky filtrujeme a rovnou skartujeme zásilky, o kterých 100% víme, že jsou nebezpečné pro vás nebo vaše podnikání. Běžně jde o nevyžádané reklamní nabídky, tiskoviny, materiály nebo katalogy. A ještě zažádáme odesílatele, aby vaši adresu vymazal z databáze.

Jak ale ze zkušeností dobře víme, ne vždy musí jít jen o ten „neškodný spam“.

Podvodníci ve schránce

Často se opakuje jedno schéma – někdo pošle žádost o aktualizaci údajů o firmě nebo nabídku na zápis do katalogu. Na první pohled se jedná o nevinné požadavky či výhodně se tvářící služby, pokud však zareagujete, zapláčete nad výdělkem.

Zálohu na převedení obrovského majetku z Nigérie už asi dneska nikdo ze svého účtu nepošle. Existují ale i propracovanější podvody, které jsou cílené především na začínající podnikatele nebo nově založené firmy.

Rafinovaných podvodů přibývá

Lidé, a v tomto případě především podnikatelé, jsou celkově čím dál víc imunní proti podvodům, které jsou okaté a jasné. To, co fungovalo před deseti lety, už dnes odhalí i desetileté dítě. Podvodnící jsou proto čím dál vynalézavější a hledají cesty, jak z vás dostat peníze.

Nejznámější případy:

  • Nabídka na zápis společnosti do Evropského rejstříku. Pro firmy, které mají ambice fungovat na mezinárodních trzích to může znít zajímavě. Jakmile zjistíte, že za tento zápis zaplatíte ročně 766 EUR, už to tak zajímavé není. Přečtěte si víc o zkušenosti právníka Marka Odrobiny.
  • Nabídka na zápis do rejstříku obchodu a živností. Další případ, který se tváří jako úřední dopis a většinu lidí tak zmate. A ani poplatek 1 677 Kč se nemusí zdát tak vysoký. Před tímto podvodem varovala i Česká televize.
  • Český telefonní seznam. Firmy utrácejí za podvodný leták od firmy Český telefonní seznam, který se tváří jako faktura. Článek o tomto případu vyšel na serveru iDNES.
  • Katalogové podvody jsou samostatnou kapitolou, do které patří nabídky na tištěné katalogy a reklamy v nich, daňový rádci, databáze firem a jiné. Varuje před nimi mj. server Novinky.cz.

Někdy se na první pohled taková nabídka může zdát skutečně smysluplná a známe podnikatele, kteří se nachytali. Dávejte si pozor i na soukromou poštu, protože podvodníci někdy využívají také adresu jednatele společnosti.

A právě kvůli šířícím se podvodům jsme pro své klienty v Office option automaticky zavedli už zmíněnou antispamovou ochranu příchozích zásilek. Každý týden vytřídíme stovky spamových zásilek (na následující fotografii jsou příchozí spamy za jeden jediný den).

Máte vy nebo někdo z vašeho okolí zkušenosti s podvodnou poštou? Dejte nám vědět a my zprávu rozšíříme.

Dávejte pozor na extrémy

Nastat může i opačná situace. U některých poskytovatelů totiž končí služby souhlasem o umístěním sídla a o přebírání pošty nepadne ani slovo. O nějakém skenování si můžete nechat leda zdát. To se může hodit podvodníkům, kteří chtějí firmu napsat na bílého koně a dál se nestarat. Každý solidní podnikatel by si ale měl dát pozor, protože pokud nemáte datovou schránku, o důležité zásilce od finančního úřadu se jinak nedozvíte. Špatný zřizovatel virtuálního sídla vám ji nepřevezme ani nepošle. A pokud schránku přesto máte, můžete být překvapeni např. dopisem z banky, od ČSSZ, zdravotní pojišťovny či od vašeho mobilního operátora, kteří často posílají informace coby běžný dopis.

Než se proto rozhodnete pro některého zřizovatele a jeho virtuální sídlo, pečlivě si služby porovnejte. A nebojte se ptát. Jinak se vám podnikání v novém virtuálním sídle prodraží a může vás v nejhorším případě přivést i do problémů.

U nás v Office option můžete mít své sídlo za skvělou cenu a se službami, které skutečně potřebujete – stačí se nám ozvat.