Nepotřebujete zbytečné služby. Plaťte jen za důležitou poštu

Převezmeme za vás doporučenou poštu, naskenujeme každou poštovní zásilku a jednou měsíčně veškerou poštu přepošleme. Na takové služby zřizovatelé virtuálních sídel lákají své klienty. Vypadají užitečně, ale jsou k ničemu a akorát vás stojí peníze. Vysvětlím vám proč.

Pokud máte virtuální sídlo, jsou dvě služby, které potřebujete.

  1. Označení štítkem. Zákonná povinnost, které jsem se věnoval v článku Firma nemusí mít označení na budově.
  2. Přebírání pošty a doručení vám. Více jsem se na toto téma rozepsal v článku Ve virtuálním sídle je vaše pošta v bezpečí.

Nic víc.

Přesto uživatelé virtuálních sídel často platí za zbytečné služby:

Příjem doporučené pošty

Z vlastní zkušenosti vím, že doporučená pošta firmám téměř nechodí. Většinou dostávají zásilky určené „výhradně do vlastních rukou adresáta“. Takto dopisy posílají například úřady, zdravotní pojišťovny nebo soudy.

Mezi doporučenou zásilkou a zásilkou do vlastních rukou je ale jeden zásadní rozdíl. Doporučenou poštu může převzít každý, zásilku do vlastních rukou jen adresát. Nikdo jiný se k ní nedostane: ani s generální plnou mocí.U převzatých doporučených zásilek navíc hrozí tzv. fikce doručení. Někdy s převzetím dopisu začíná běžet lhůta, například pro odvolání proti přestupku. Vy se ale můžete k dopisu dostat až po jejím uplynutí – třeba po návratu z dovolené, či pracovní cesty.

Myslíme na bezpečí našich klientů a proto v Office option doporučenou poštu nikdy nepřebíráme. Všem klientům, kterým takový dopis dorazí, automaticky prodloužíme úložní lhůtu pro vyzvednutí zásilky na jeden měsíc a zašleme naskenovanou výzvu k vyzvednutí zásilky na poště. Pokud je klient z jiného města, nechá si jednoduše zásilku přeposlat na kteroukoliv poštu v ČR.

Skenování pošty

Jeden náš klient měl zřízené virtuální sídlo u konkurence a obdržel e-mailem poštu. Jaké bylo jeho zklamání, když e-mail otevřel a viděl jen naskenované přední strany obálek.

Naskenovaná obálka je k ničemu, stejně si musíte pro poštu dojet. My v Office option skenujeme veškerý obsah zásilek. Faktury přepošlete účetnímu, rozhodnutí o registraci si schováte. Vše tak máte pohodlně v e-mailu.

Navíc poštu automaticky filtrujeme a rovnou skartujeme 100% nevyžádané zásilky – letáky, katalogy a další reklamní materiály. A ještě zažádáme odesílatele, aby vaši adresu vymazal z databáze.

Přeposílání listovních zásilek jednou měsíčně

Ptali jsme se našich klientů, jestli potřebují poštu přeposílat. Jejich odpovědi byly totožné – ne, naskenovaná stačí. Možnost nechat si přeposlat poštu klienti mají, ale téměř ji nevyužívají. A proč platit za něco, co nevyužíváte?

Více o cenách za služby jsem psal v článku – Virtuální sídlo pro vaši firmu je dostupnější než kdy dřív.

 

Než se rozhodnete pro virtuální sídlo, pečlivě si jednotlivé služby porovnejte. A nebojte se ptát. Sídlo se vám prodraží, pokud si vyberete špatného poskytovatele. Ale také můžete mít sídlo za skvělou cenu a na skvělé adrese se vším, co potřebujete – stačí se nám ozvat.

Photo credit www.gratisography.com, licence CC BY 2.0