Mýty a polopravdy o virtuálních sídlech

Některé mylné informace se objevují stále dokola, a to i ze strany některých provozovatelů virtuálních sídel a úřadů. Takže nezbývá, než je uvést na pravou míru.

Virtuální sídlo je ochrana před daňovou kontrolou

To říkají mnozí provozovatelé virtuálních sídel. Pravdu ale mají jen z části.

V jakých případech můžete kontrolu čekat?

  1. Pokud zakládáte novou firmu, jejíž sídlo umístíte do většího města, je skutečně pravděpodobné, že Vás úřady budou kontrolovat výrazně méně. Úřady v těchto městech jsou zavaleny prací a není v jejich silách všechny firmy, jednu po druhé, zkontrolovat. Kontrola tak zpravidla nastane tehdy, když na sebe upozorníte sami. Například dlouhodobými a neuspokojivými hospodářskými výsledky, neplněním povinností, ukončením činnosti nebo registrací k daním, vazbou na jiné kontrolované firmy, podnikáním v „rizikovém“ oboru (manipulace s hotovostí, rizikové místo podnikání, personálně či ekonomicky propojené firmy), chybami v daňovém přiznání, setrvalou ztrátou, nulovým ziskem apod. Nebo na Vás upozorní někdo jiný, zpravidla anonymním udáním na finanční úřad.
  2. Pokud měníte sídlo již existující firmy a nemáte žádné problémy s úřady, s velkou pravděpodobností bude situace stejná jako v předchozím případě.
  3. Pokud u firmy, která má problémy s úřady a kontroly se u ní střídají jak na běžícím pásu, změníte sídlo, pak to může být vnímáno jako pomyslný červený hadr na býka. Kontroly doběhnou a pokud se firma chová rizikově dál, pokračují rovněž kontroly úřadů místně příslušných novému sídlu. Navíc změna sídla v rámci kraje příliš mnoho neřeší (stávající úprava správy daně definuje místní příslušnost ke krajskému finančnímu úřadu). Nepomůžete si však ani v ostatních případech, jelikož správci daně spolu úzce spolupracují a při změně příslušnosti si kompletní spis pochopitelně předají.

Pozor však na ještě jednu věc. Podvodníci, kteří se domnívají, že je virtuální sídlo ukryje před kontrolami, mají smůlu. Pokud finanční úřad usoudí, že podnikatel přesunul sídlo čistě účelově kvůli menší pravděpodobnosti kontrol, zatímco reálné sídlo nebo vedení firmy zůstalo v jiném kraji, může takzvaně delegovat místní příslušnost. Tedy sídlo sice zůstane na adrese, která je zapsaná v příslušném rejstříku, ale provádění kontrol bude přesunuto na místně příslušný úřad.

Pravdou však je, že se tato skutečnost těžko prokazuje a někdy ani není možná. Typicky jde o e-shopy, lektory, autodopravce nebo třeba tehdy, jsou-li jednatelé společnosti z různých částí ČR apod. Určit konkrétní příslušnost k finančnímu úřadu se v takovýchto případech jednoznačně nedá.

Virtuální sídlo znamená častější kontroly z úřadu

Jsou skutečně subjekty, které úřady prošetřují a kontrolují více. S virtuálními sídly to ale má pramálo společného a obvykle jde o:

  1. firmy, které nekomunikují,
  2. klienty provozovatelů virtuálního sídla, kteří nekomunikují,
  3. firmy bez historie nebo příjmů, které se dobrovolně registrují k DPH,
  4. plátce DPH, kteří uplatňují podezřele často a nepřiměřeně vysoké nároky na odpočet DPH.

Firma, která nekomunikuje, si může sídlit, kde chce a stejně bude úřady vyhodnocena jako podezřelá.

Samostatnou kapitolou jsou provozovatelé virtuálních sídel, kteří svým klientům leckdy slibují nemožné; například to, že je „ochrání před úřady“. Jak to dělají? Jednoduše. S úřady vůbec nekomunikují, jejich dopisy vracejí a odmítají s nimi jakkoli spolupracovat (např. předáním aktuálních kontaktních údajů na klienta). Tato pochybná metoda možná fungovala dříve, ale dnes mají úřady širší nástroje represe. Například označí firmu jako nespolehlivého plátce DPH. Navíc dnes funguje instrument tzv. fikce doručení, takže jakákoliv písemnost doručovaná např. správcem daně do schránky skutečné či datové je 10. dnem od jejího uložení považována za doručenou.

Závažnějším problémem však je, že tyto laicky řečeno vychytávky mají negativní důsledky pro všechny provozovatelovy ostatní, byť poctivé, zákazníky. Úřady pak vnímají firmy na dané adrese za podezřelé a ano, mohou je častěji kontrolovat, provádět místní šetření, vyzývat k odstranění pochybností nebo mohou např. při registračním řízení vyžadovat více podkladů potřebných k vydání rozhodnutí apod.

Za každých okolností tedy hledejte takového poskytovatele virtuálních sídel, který s úřady komunikuje a jednoznačně takové praktiky odsuzuje. Ušetříte si starosti a budete se moct plně soustředit na svůj byznys.

V Office option např. jako jediní na trhu pečlivě kontrolujeme všechny klienty, kterým zakládáme sídlo a rovnou vypovídáme smlouvu těm, u kterých zjistíme, že se zabývají pochybnou či podvodnou činností. Stejně tak pokud je žadatel, někdo z jeho společníků nebo jeho existující firma v insolvenci nebo v exekuci, objednávku automaticky stornujeme a vrátíme peníze. Nechceme mít pouze sídla na dobré adrese, ale také firmy v dobré společnosti. A víme, že takový přístup se nám dlouhodobě vyplatí.

Sídlo není provozovna, zasedačku nepotřebujete

Následující tvrzení má na svých stránkách jeden z provozovatelů virtuálních sídel:

„…v nemovitosti nejsou žádné kanceláře a ani žádná zasedací místnost. Pokud vás bude chtít některý z úřadů navštívit v sídle společnosti, což je nejčastější případ, nemáte je kam uvést a mohly by vám díky této skutečnosti vzniknout problémy…“.

Co na to neznalí úředníci? V podstatě tvrdí to samé.

V jednom mají pravdu, to jim nelze upřít. Pokud máte ve virtuálním sídle umístěnou provozovnu, musíte splnit náležitosti dané zákonem č. 455/1991 Sb., O živnostenském podnikání a to v § 31 odst. 8: „…zajistit, aby v provozovně určené pro prodej zboží nebo poskytování služeb spotřebitelům byla v prodejní nebo provozní době určené pro styk se spotřebiteli přítomna osoba…“. Nicméně virtuální sídlo si podnikatelé nezřizují proto, aby v něm měli provozovnu, ale kvůli sídlu firmy anebo místu podnikání.

Obecně samozřejmě může živnostenský úřad oznámit zahájení kontroly v sídle podnikatele, tak jako může oznámit zahájení kontroly na živnostenském úřadě nebo v provozovně. Povinností kontrolované osoby je pak v souvislosti s oznámením o zahájení kontroly poskytnout kontrolnímu orgánu k výkonu kontroly potřebnou součinnost podle zákona č. 255/2012 Sb., O kontrole (kontrolní řád), § 7, § 8 a § 10: „…kontrolující je v souvislosti s výkonem kontroly oprávněn vstupovat do staveb…, …je-li to nezbytné k výkonu kontroly…“. Zde je nutno poznamenat, že pro naprostou většinu kontrol není nezbytné navštívit sídlo firmy.

A dále může finanční úřad aplikovat ustanovení zákona č. 280/2009 Sb., Daňový řád, § 86 odst. 3: „…daňový subjekt, u něhož je prováděna daňová kontrola, plní povinnosti podle § 82 a dále je povinen… …zajistit vhodné místo a podmínky k provádění daňové kontroly…“ (ono „vhodné místo“ ovšem neznamená, že musí jít o sídlo firmy – může to být kdekoli jinde, třeba i na příslušném úřadě).

Naše tvrzení jsme si ověřili jak s naším právníkem, daňovým poradcem, tak i s několika příslušnými úřady. Jak to dopadlo?

  • Právník potvrdil, že úřadům postačí sdělit, že kontrola v sídle firmy není možná a navrhnout návštěvu přímo na příslušném úřadu. A ano, i u firmy, která sídlí na běžné adrese, nemusí být kontrola v sídle firmy možná, například z důvodu rekonstrukce, havárie, dovolené apod.
  • Daňový poradce nám rovněž ze své praxe osvědčil, že drtivá většina kontrol probíhá v kanceláři pracovníka kontrolního oddělení příslušného správce daně.
  • Jednotlivé úřady nám odpověděly (jak jinak) šalamounsky:
    • Živnostenský úřad (písemně): „…v každém oznámení o zahájení kontroly podnikatelské činnosti jsou uvedeni konkrétní pracovníci určeni k provedení předmětné kontroly včetně tel. čísla na vedoucího kontrolní skupiny. S vedoucím kontrolní skupiny může podnikatel projednat změnu místa provedení kontroly….“
    • Finanční úřad (písemně): „…podle ustanovení § 85 odst. 2 daňového řádu daňová kontrola se provádí u daňového subjektu nebo na místě, kde je to vzhledem k účelu kontroly nejvhodnější…“
    • Živnostenský úřad (jiný pracovník a město, telefonicky): „…téměř na kontrolu za klienty nechodíme, zveme si je k nám na úřad. Kontroly na místě bývají u velkých subjektů…“
    • Finanční úřad (jiný pracovník a město, telefonicky): „…kontrolu na místě provádíme u podvodných a nekontaktních firem…“

A co u nás? Máme několik stovek klientů a zatím žádná kontrola v místě našich sídel ze strany úřadů neproběhla.

V praxi kontrola v sídle firmy/místě podnikání téměř neprobíhá. Pokud ano, pak důvodem bývá zpravidla podvodná či nekontaktní firma. Slušná firma či podnikatel problém nemá a s úřady se vždy domluví.

Sídlo v garáži? Raději ne

Další ze zavádějících informací se týká opět sídla firmy, kterou opět šíří někteří neinformovaní provozovatelé: „…na rozdíl od mnohé konkurence neposkytujeme sídla firem ve sklepě, kočárkárně, kumbále, garáži, skladu či jiném nevhodném prostoru. Sídlo firmy ve sklepě s sebou přináší riziko zrušení společnosti ze strany obchodního soudu…“.

Zní to celkem logicky, že ano? Podívejme se ale, co na to říká Zákon č. 455/1991 Sb., O živnostenském podnikání, a to v § 31 odst. 2: „…podnikatel je povinen viditelně označit obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením a identifikačním číslem osoby, bylo-li přiděleno, objekt, v němž má sídlo… a …podnikatel je povinen na žádost živnostenského úřadu prokázat právní důvod pro užívání prostor, v nichž má na území České republiky sídlo a zahraniční osoba organizační složku závodu…“.

Co z toho vyplývá? Sídlo si určuje podnikatel svým vlastním rozhodnutím a při volbě sídla není zákonnou úpravou omezován. Znamená to, že pokud je zmiňovaný sklep, kočárkárna či kumbál zapsán v katastru nemovitostí jako nebytový prostor, můžete k němu získat Souhlas majitele s umístěním sídla či místa podnikání a použít jej pro zápis do příslušného rejstříku.

Pozor si ale musíte dát na tyto tři body (z pohledu zákona):

  1. K danému prostoru musíte mít Souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla/místa podnikání.
  2. Budova musí být označena štítkem společnosti.
  3. Na dané adrese musíte přijímat korespondenci.

Naše doporučení – snažte se, aby budova vypadala reprezentativně. Přeci jen, když se váš obchodní partner podívá na fotografie sídla prostřednictvím Seznam či Google mapy a uvidí místo hezké budovy odrbanou a polorozpadlou garáž na periferii, co si asi tak pomyslí o vaší serióznosti?

Označení budovy štítkem problém jistě nebude. Ovšem k sídlu v kočárkárně, sklepu, garáži i skladu potřebujete ještě poštovní schránku, jinak vás neminou komplikace při přebírání došlé korespondence. Navíc se z pohledu úřadů vystavujete riziku označení „nekontaktní osoba/firma“ a s tím spojené zvýšené možnosti kontrol i postihů.

Ať konkurence nebo úředníci tvrdí cokoliv, vy už nyní víte, že své sídlo můžete mít tam, kde uznáte za vhodné, splníte-li zákonné podmínky.

Firma nemusí mít označení na budově

Jeden z dalších mýtů už jsme lehce nakousli výše. Týká se označení sídla firmy. Oč běží?

Živnostenský zákon § 31, odstavec 2 hovoří jasně; „Podnikatel je povinen viditelně označit obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením a identifikačním číslem, objekt, v němž má místo podnikání.“

V praxi to znamená, že každá firma, která sídlí ve vlastní či pronajaté budově a je jedinou společností sídlící na této adrese, je povinna označit budovu řádnou cedulkou. Jelikož se objektem rozumí určitý ohraničený prostor, pak by měl být tento prostor označen viditelně zvenčí, tedy na vnější hranici, před vstupem dovnitř, nikoliv až uvnitř.

Většina firem má však své sídlo pouze v určité části budovy nebo konkrétní kanceláři. V takovém případě stačí umístit cedulku s informací viditelně před vstupem do vašeho objektu (prostoru) neboli sídla. K tomu také může posloužit recepce nebo vstupní dveře do budovy, čímž bude účel zákona naplněn.

Zákon navíc nedefinuje vzhled daného označení. Pouze říká, že je třeba firmu „…viditelně označit…“. Proto zpravidla bývá u recepce či vstupu do budovy seznam všech firem sídlících v dané budově. A to buď ve formě vytištěného seznamu v clip-rámu nebo tabule s polepem.

Virtuální sídlo je i pro OSVČ

Není to tak dlouho, co internetem koloval článek, kde jednatel jednoho ze zřizovatelů sídel psal: „Virtuální sídlo neposkytujeme fyzickým osobám OSVČ, jelikož to výslovně zakazuje Živnostenský zákon a Zákon o obchodních korporacích. Některé konkurenční společnosti ale virtuální sídlo pro OSVČ i přes tento zákaz poskytují.“ Nesmysl. Podobných polopravd ale bohužel koluje po síti spousta.

A jak je to správně? Pokud bude vaše sídlo odlišné od vašeho bydliště, jste při oznámení změny sídla Živnostenskému úřadu současně povinni doložit doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor, do nichž jste vaše sídlo umístili. K doložení právního důvodu pro užívání prostor postačí písemné a ověřené prohlášení vlastníka nemovitosti, bytu nebo nebytového prostoru, kde jsou prostory umístěny, že s umístěním souhlasí. A to je vlastně vše.

Samozřejmě si musíte vybrat seriózního poskytovatele, který vám bude přeposílat doručenou korespondenci, zejména proto, že pro OSVČ není datová schránka povinná a veškerou poštu zasílají úředníci fyzicky na adresu. A také proto, aby se vám nestalo, že s virtuálním sídlem nedostanete poštu.

A co plátci DPH?

Podobný případ se týká také plátců DPH. Klient nám napsal: „U notáře jsem se dnes dozvěděl, že virtuální sídla jsou určena pro firmy, které neplatí DPH. Tato skutečnost mi byla neznámá ani jsem ji nikde na Vašich stránkách nenašel. Moje firma plátcem DPH nyní není a v budoucnu pravděpodobně ani nebude. Přesto bych chtěl mít jasno.“

Naše odpověď zněla takto: „Nikoli. Naše firma má také virtuální sídlo a jsme plátci DPH. Žádné peripetie jsme stran finančního úřadu neměli. Ani naši klienti.“

Pravdou ovšem je, že finanční úřady (konečně!) přitvrdily v boji proti takzvaným karuselovým obchodům, tedy podvodům na dani z přidané hodnoty, které představují významnou část úniků DPH (více na Wikipedii pod heslem Karuselový podvod). Snahou finančního úřadu je, buď neregistrovat nebo důkladně prověřovat nové subjekty bez příjmů k DPH (tedy zpravidla k tzv. dobrovolné registraci k DPH). Využívají k tomu všech nástrojů, které mají k dispozici, např. sdělení „ekonomického sídla“, tj. sídla dle zákona o DPH:

„…sídlem u osoby povinné k dani je adresa místa jejího vedení, kterým se rozumí místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí týkající se řízení osoby povinné k dani, popřípadě místo, kde se schází její vedení; nemá-li fyzická osoba místo svého vedení, rozumí se sídlem u této osoby místo jejího pobytu…“

Od roku 2015 je skutečné sídlo povinným registračním údajem; pod celkem vysokou sankcí. Více naleznete v Pokynu Generálního finančního ředitelství. Tedy pokud uvedete, že máte sídlo virtuální, budou na finančním úřadě chtít skutečné (ekonomické) sídlo. To teoreticky může být i byt, ze kterého jednatel společnosti podniká. Stejně tak to mám i já – své firmy se snažím řídit maximálně efektivně, automatizovaně, elektronicky a na dálku. Kancelář skutečně nepotřebuji, i proto využívám virtuální sídlo. Nejen to je důvod, proč jsou naše sídla za skvělou cenu.

Pokud jde o nově založenou firmu, která nemá klienty, příjmy, jednatel společnosti bydlí na úřední adrese či v zahraničí a zároveň se chce stát plátcem DPH, pak je prakticky jisté, že si ji finanční úřad důkladně prověří. Pokud jste pravý opak, finanční úřad Vám problémy určitě dělat nebude.

V Office option mýty ani polopravdy nenajdete. Za to ale pro vás máme virtuální sídlo bez starostí, v reprezentativní budově a se skvělými službami za férovou cenu.