Co je virtuální sídlo a komu se vyplatí?

Co je virtuální sídlo a komu se vyplatí?

Říká se, že virtuální sídlo využívají jen podvodníci, kteří se potřebují schovat. Výjimečně to tak být opravdu může, ale ve většině případů to neplatí.

Podobné názory vycházejí spíše z nepochopení. Existuje totiž nespočet lidí, kteří fyzickou kancelář skutečně nepotřebují. K ničemu by jim nebyla a za pronájem by jen vyhazovali peníze oknem. Kdo mezi ně patří?

Všichni, kdo…

  • Mohou pracovat z domova nebo coworkingu – programátoři, účetní, lektoři, školitelé, majitelé e-shopů.
  • Jsou neustále v terénu či u zákazníků – obchodníci, taxikáři, dopravci.
  • Chtějí minimalizovat své náklady při startu podnikání.
  • Mají trvalé bydliště na úřadě a ten po nich požaduje změnu z úřední adresy na jinou. A pozor, nejsou to jen lidé bez domova a podvodníci, jak si mnozí myslí – o tom ale více v jiném článku.

Virtuální sídlo pro firmy i podnikatele

Stejně jako je nutné, aby fyzické osoby měly trvalé místo pobytu, je důležité, aby firmy a podnikatelé měli své sídlo zapsané v obchodním, nebo živnostenském rejstříku. Jak už ale víme, ne každý fyzickou kancelář skutečně využije a proto existují virtuální sídla či virtuální kanceláře, které podnikatelům nabízí dostupnou a výhodnou alternativu.

Nájemce si tak pouze pronajímá adresu, kterou ovšem fyzicky nevyužívá. Podle nabídky poskytovatele virtuálního sídla pak firma s pronájmem získává i další služby jako přijímání a ukládání došlé korespondence a ostatních poštovních zásilek, případně další benefity.

Co je důležité o virtuálním sídle vědět? Nový občanský zákoník, § 136 (Sídlo), odstavec 1 říká: „Při ustavení právnické osoby se určí její sídlo. Nenaruší-li to klid a pořádek v domě, může být sídlo i v bytě.“ Zní to jednoduše, že ano? Ale má to také jeden háček – ne vždy je to možné:

  • Nemůžete mít sídlo v bytě (jde-li o byt družstevní, městský, státní apod.).
  • Ani v případě, kdy bydlíte v nájmu a majitel vám sídlo v bytě nepovolil.
  • Nebo jste student, který rozjíždí skvělý projekt a rodiče mají obavy.
  • Případně si sami nechcete umístit sídlo do vlastního bytu.

Proto lidé využívají virtuální sídlo. Chcete další důvody? Tady jsou:

  • Jste firma, která roste a občas se stěhuje. Každé stěhování by znamenalo nemalé náklady spojené se změnou sídla, např. nová razítka, firemní materiály, změny smluv, poplatky za notáře a mnohé další.
  • Máte nízký nájem a tomu odpovídající budovu. Chcete, aby vaše adresa působila reprezentativně.
  • Krásně to shrnul jeden diskutující: „Virtuálne sídlo je super vec, veď predsa keď chcete vyzerať ako seriózná firma, tak nemôžete mať adresu v nejakej zapadnutej dedine, o ktorej nikdy nikto nepočul.“

Ano, vždy se najdou lidé, kteří hledají způsob, jak se vyhnout placení daní, okrádají klienty či způsobují jiné škody. Jsou všude, nejen v oblasti virtuálních sídel.

Virtuální sídlo využívají jak malí živnostníci, tak i velké firmy. Jde o zcela legální řešení, které má oporu v zákoně. To, že jsou sídla vnímána negativně, je důsledkem neseriózních poskytovatelů, nepochopení toho, co virtuální sídlo je a občas i okurkové sezóny novinářů.

Dobré virtuální sídlo vám nejenom ušetří nemalé prostředky, ale i čas. A to, že sídlo na dobré adrese vám pomůže zvýšit prestiž vaší firmy, je příjemný bonus.

Náš tip > Pokud coby OSVČ nechcete veřejně uvádět své bydliště, je důležité už při první registraci OSVČ zvolit coby adresu rovnou své virtuální sídlo. V Živnostenském rejstříku (www.rzp.cz) pak bude viditelná právě tato adresa virtuálního sídla a nikoliv vaše trvalé bydliště. V případě, že máte firmu, to takto ale vyřešit nelze. Na stránce www.justice.cz totiž bude uvedena také adresa trvalého bydliště jednatele společnosti.

Nepleťte si virtuální sídlo s místem podnikání ani provozovnou


Jednou z nejčastějších chyb začínajících a někdy i ostřílených podnikatelů jsou mylné výklady slov „místo podnikání“, „sídlo firmy“, „provozovna“ a „virtuální sídlo“ a jejich chybné používání v praxi i na úřadech. Udělejte si v nich raději jasno hned, na začátku, a jednou pro vždy, ať se vyhnete případným nepříjemnostem či nedorozuměním. Víte přeci, že neznalost se neomlouvá…

Budete si zřizovat místo podnikání nebo sídlo firmy?

To záleží především na tom, jakou formu podnikání si zvolíte, zda budete podnikat jako právnická nebo fyzická osoba.

  • Sídlo firmy je adresa, místo, kde ve skutečnosti sídlí podnikatelský subjekt – právnická osoba (s.r.o., a.s., k.s., aj.). A může být i virtuální. Obvykle je zapsáno ve veřejném rejstříku, nejčastěji v rejstříku obchodním. Každá právnická osoba musí mít své sídlo, bez něj nemůže vůbec existovat. Sídlo firmy má každá právnická osoba pouze jedno, které si zvolí při zřízení subjektu. Virtuální sídla (virtuální kanceláře) se využívají především jako fakturační a korespondenční adresy, kde je i možnost příslušné administrativní činnosti, čímž podnikatel získá hned několik výhod. Zejména se tak vyhne pronájmu či nákupu drahých kancelářských prostor anebo získá prestižní adresu. Důvodů, proč si zvolit právě zápis virtuálního sídla, je mnoho, ať už se jedná o virtuální kanceláře v Praze nebo Brně na prestižní adrese, nebo fakt, že OSVČ, či firma ke svému podnikání fyzické sídlo nepotřebují.
  • Místo podnikání je obdobou sídla firmy, jeho volba ovšem není pevně stanovena ani Živnostenským zákonem, ani Obchodním zákoníkem. Obecně platí, že místo podnikání musí být místem, odkud podnikatel skutečně řídí svou podnikatelskou činnost, tedy adresa, na níž uzavírá obchodní smlouvy, kam mu chodí firemní korespondence, odkud fakturuje a provádí další podnikatelské úkony. U menších podnikatelů bývá místo podnikání zapsáno v místě trvalého pobytu nebo lépe na adrese provozovny.
  • Provozovna je prostor, v němž se vykonává určitá podnikatelská činnost. Je-li provozovna zřízena, musí být nahlášena na Živnostenském úřadě a musí být také náležitě označena. Provozovnou může být například dílna, prodejna či kancelář, ordinace nebo také mobilní stánek a jejich počet není na jednoho podnikatele nikterak omezen. Jeden podnikatel může mít provozoven vícero, takřka neomezeně, ale sídlo firmy může mít pouze jedno. Ke každé provozovně musí mít podnikatel užívací nebo vlastnické právo nebo je-li v pronajatém prostoru, musí s ní souhlasit vlastník prostoru. Provozovna se označuje identifikačním číslem osoby (jestliže je přiděleno) a obchodním jménem, pokud se jedná o obchod, musí být vyznačena také za provoz zodpovědná osoba a otevírací doba.

Sídlo ve vlastním bytě? Pouze na vlastní nebezpečí


Jak už jsme psali výše, v Občanském zákoníku, § 136 (Sídlo), odstavci 1 stojí: „Při ustavení právnické osoby se určí její sídlo. Nenaruší-li to klid a pořádek v domě, může být sídlo i v bytě.“ Tak jednoduché to ale v praxi nebývá. Ať již jste firma, či živnostník, tak potřebujete písemný souhlas vlastníka nemovitosti.

  • Družstevní byt. K umístění sídla do družstevního bytu musíte získat souhlas družstva, tedy osob družstvo zastupujících. Těch je často více (předseda, členové představenstva) a získání všech podpisů stojí dost času. Družstvo navíc žádost v mnoha případech zamítne.
  • Byt v nájmu. Pokud bydlíte v nájmu, uděluje souhlas s umístěním sídla majitel. Tomu se často taková žádost může jevit jako riziková a souhlas se zřízením sídla vám neudělí.
  • Bydlení u rodičů. Podnikání při studiu je stále rozšířenější a studentské start-upy často nemají jinou možnost než sídlo v domě, či bytě rodičů. Ti však mívají pro taková dobrodružství pramálo pochopení.

Navíc v případě stěhování z bytu do bytu musíte absolvovat celé úřední kolečko znovu: Živnostenský úřad – Finanční úřad – Městská správa sociálního zabezpečení – Zdravotní pojišťovna. Jsou to náklady navíc a celkem otrava.

Ani ve vlastním nemáte vyhráno

Výše uvedené problémy se vás netýkají, pokud sídlo firmy zřídíte ve vašem vlastním bytě či domě. Souhlas si vystavíte sami. Já však tento postup nedoporučuji, protože můžete narazit. A to hned v několika oblastech.

  1. Legislativa. Sídlo právnické osoby může být v domě či bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá povaze a rozsahu její činnosti. Účetní, programátoři nebo grafici – v pořádku. U složitějších činností, jako třeba u výroby, už je to sporné. Úřady v těchto případech sice domácí sídla tolerují, ale pouze interně. S novým vedením mohou přijít jiné pokyny a spolu s nimi výzva ke změně sídla ve vaší schránce.
  2. Exekuce. Firma se kdykoliv může dostat do problémů. Exekutoři v takovém případě nemají povinnost rozlišovat domácí a firemní majetek. A prokázat vlastnictví u 3 roky starého notebooku nebo ledničky pořízené před 5 lety může být problém. Další cestou je obrana tzv. vylučovací žalobou. Její řešení však trvá dlouho a výsledek bývá nejistý.
  3. Snadno dohledatelná adresa. Pamatujte, že dohledat si vaši adresu v obchodním rejstříku je otázkou několika kliknutí. Neohlášené návštěvy tak mohou přijít kdykoliv a obtěžovat třeba vaši rodinu. A z mé zkušenosti vím, že takové chování klientů není žádnou výjimkou. Navíc pokud bydlíte v honosnější nemovitosti, snadno vzbudíte pozornost závistivců nebo dokonce zlodějů. Jestli obýváte starší dům, nebude zase vaše firma působit příliš reprezentativně. V momentě, kdy po vygooglení adresy firmy uvidí potenciální klient oprýskaný panelák, možná si spolupráci rozmyslí.
  4. Kontaktní adresa. Pro úřady je sídlo firmy zároveň kontaktní adresou. Připravte se i na návštěvy úředníků – živnostenský úřad, ČOI, Česká zemědělská a potravinářská inspekce a další – rády chodí na adresu sídla bez ohlášení.

Mějte také na paměti, že volba sídla je krok nevratný – jakmile jednou úřad o adrese informace má, tak je vaše adresa viditelná ve veřejném rejstříku! A to i v případě, že sídlo změníte – pak lze adresu dohledat v historii daného subjektu.

Vybírejte pečlivě a pozor na neseriózní nabídky

Řekněme si to narovinu – u neseriózních poskytovatelů virtuálních sídel platí bezezbytku, že cena za jejich virtuální sídlo je vysoká. U některých z nich se ani nedozvíte, jakou celkovou částku za své sídlo a související služby vlastně zaplatíte. Co tím myslíme?

Podívejte se na nejčastější triky poskytovatelů virtuálních sídel:

  1. Nízká cena. Na první pohled to vypadá skvěle, ale na druhý zjistíte, že je podmíněna minimální dobou pronájmu v délce 4 roky. Co když budete potřebovat sídlo za rok změnit?
  2. Osekané služby. Sídlo je například za pár korun měsíčně, ale… v rámci balíčku není příjem pošty. Provozovatel k této nabídce (malým písmem) uvede: „ …klient je povinen zřídit si dosílku u České pošty“. A víte, kolik taková dosílka stojí? Řeknu vám to přesně – 200 Kč měsíčně. A to se vyplatí, že ano?
  3. Příplatkové služby. Cena vypadá dobře, provozovatel taky a tak si u něj zřídíte sídlo. Sice vás provozovatel informoval, že „ …ostatní služby budou hrazeny kvartálně…“, ale vy si říkáte, že stejně žádné nepotřebujete. Pak vám dorazí faktura a vy zjistíte, že kromě cen za sídla má provozovatel (na webu často nezveřejněný) ceník za samostatné služby. A vypadá třeba nějak takto:
    • Příjem pošty: zdarma
    • Pošta avízo SMS: 5 Kč/SMS
    • Pošta avízo telefonicky: 10 Kč/hovor
    • Přeposílání pošty: 310 Kč/měsíc
    • Předávání vzkazů telefonicky: 10 Kč/hovor
    • Skenování: 10 Kč / 1 strana – cena platná do počtu 5 ks/měsíc
    • Skenování: 5 Kč / 1 strana – cena platná při překročení 5 ks/měsíc
    • Manipulační poplatek za zásilku do velikosti obálky A5: 10 Kč
    • Manipulační poplatek za zásilku do velikosti obálky A4: 20 Kč
    • Skutečně. I takto vypadají v dnešní době ceníky některých poskytovatelů virtuálních sídel. Bylo by to pochopitelné, kdyby nabízeli cenu za sídlo 1 koruna. Ale u sídla za téměř osm stovek? Za co?
  4. Zbytečné služby. Někdy balíčky služeb vypadají hodně luxusně. Nabízí volné hodiny pronájmu zasedací místnosti. Přebírání balíků. Pozlacenou recepci. Vyřizování telefonických vzkazů. Vybírání datové schránky. Trávu zelenější. Jenže… moje zkušenost s několika stovkami našich klientů je taková, že naprostou většinu luxusních služeb za luxusní ceny klienti nejenže nevyužívají, ale ani nepotřebují. Proč byste za ně tedy měli platit?

Naše virtuální sídlo obsahuje vše, co potřebuje naprostá většina našich klientů a to za bezkonkurenční cenu 199 Kč měsíčně. Sídlo? V ceně. Označení budovy štítkem? V ceně. Přebírání pošty? V ceně. Skenování pošty? V ceně. Ostatní služby (např. přejímání telefonických vzkazů, vybírání datové schránky apod.) standardně nenabízíme.

Jak jsme dosáhli tak nízké ceny? Všechny naše služby jsou pro všechny stejné – neděláme (zpravidla) výjimky pro jednotlivé klienty. Vše je tedy maximálně automatizováno, škálováno a zjednodušeno. Telefonní ústřednu ani call centrum neprovozujeme. Preferujeme komunikaci on-line cestou a tím se snažíme šetřit čas nám i našim klientům. A proto si můžeme dovolit nabízet služby za ceny o řády nižší než konkurence.

Virtuální sídlo může být drahé, pokud si vyberete nevhodného poskytovatele. Ale také můžete mít sídlo za skvělou cenu a na skvělé adrese se vším, co potřebujete. V Office option vám takové rádi založíme – můžete nás kdykoliv kontaktovat.